2ч

4.2. Планирование бюджета выставки.

Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами. Смета стоимости участия в ярмарке\выставке, которая составляется, естественно, после установления целей участия в ней, представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке.

Составление сметы, которая должна быть как можно более подробной, входит в обязанности ответственного по организации участия. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные. Удачное место в выставочном зале будет сведено на нет его дешевым оформлением, непрактичный стенд «похоронит» достопримечательные экспонаты, неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке, благоприятные случаи могут не представиться из-за экономии на рекламе участия, связях с общественностью, плохая упаковка - отправка может сделать невозможной работу стенда и т.д.

В смету входит расчет расходов участия по девяти основным категориям. Их подробный анализ с учетом определенных отличий, наблюдающихся в категориях расходов в зависимости от вида выставки и предприятия (экспонатов) крайне необходим, так как он является основой для составления графика планируемых мероприятий и осуществления контроля над их исполнением. Смета, исключительная ответственность за разработку которой лежит на ответственном по стенду, должна представлять собой результат совместной работы всех компетентных сотрудников различных отделов предприятия, поскольку только таким образом можно избежать непроизвольных затрат и обеспечить не6обходимую координацию в параллельном осуществлении отдельных мероприятий.

На основе концепции выставки составляется смета расходов по организации выставки, которая включает в себя следующие крупные блоки статей расходов:

Расходы по аренде;

Расходы по экспонатам;

Расходы по стенду;

Расходы по оборудованию стенда;

Транспортировка, страхование;

Эксплуатационные расходы;

Расходы по содержанию персонала;

Расходы на рекламу и продвижение выставки;

Расходы по приему посетителей.

Для выездных (региональных и международных выставочных проектов) дополнительно в смету включаются расходы на транспортировку экспонатуры, проезд и проживание сотрудников, таможенное оформление грузов, услуги переводчиков.

Расходы по основным категориям распределяются следующим образом:

Процентное соотношение организационных и эксплуатационных расходов по стенду.

Арендная плата

Изготовление

Коммуникация

Персонал

Прочие эксплуатационные расходы

15%

39%

12%

21%

13%

Итого

100%

Образец подробной сметы расходов по участию.

Выставка Дата сроки проведения Стенд (кв.м)	Ответственный по смете Дата составления сметы
Итоговые показатели
Анализ расходов		По смете	%	Фактические	%	Отклонения (%)
1.Расхода по аренде 1.1 аренда внутренних помещений (м2 х …) аренда открытых площадок (…м2 х…) прочие расходы Всего по аренде
2.Расходы по экспонатам подготовка экспонатов улучшение – подгонка упаковка таможенная очистка распаковка \запаковка хранение упаковочных материалов монтаж \оформление прочие расходы Всего по экспонатам
3. Расходы по стенду 3.1 аренда стенда 3.2 проектирование стенда 3.3. изготовление стенда: 3.3.1 подготовка пола 3.3.2 материалы для покраски 3.3.3 арматура для аудиовизуальн средств 3.3.4 электроустановка 3.3.5 сантехника 3.3.6 кондиционеры 3.3.7 распаковка \монтаж 3.3.8 демонтаж \упаковка 3.4 хранение 3.5 прочие расходы Всего по стенду
Расходы по оборудованию стенда 4.1 обстановка: 4.1.1 покупка мебели \утвари 4.1.2 аренда мебели \ утвари 4.2 оборудование кухни \гардероба 4.3 оборудование склада 4.4 покупка \аренда цветов 4.5 покупка канцтоваров 4.6 аренда телекса, факса, видео и т.д. 4.7 установка телефонов 4.8 прочие расходы Всего по оборудованию стенда
Транспортировка – страхование 5.1 экспонатов 5.2 материалов стенда 5.3 оборудования стенда 5.4 рекламных материалов 5.5 прочие расходы Всего по транспортировке- страхованию
Эксплуатационные расходы 6.1 электроэнергия 6.2 телефонная связь 6.3 водоснабжение 6.4 расходы по эксплуатации телекса, фотокопировального оборуд., факса и т.д. 6.5 охрана 6.6 уборка 6.7 изготовление фотогр. видеофильм и пр. 6.8 чаевые 6.9 аренда автомашин, транспортные расх. 6.10 прочие расходы Всего по эксплуатации
Расходы по содержанию персонала 7.1 основной персонал: 7.1.1 стоимость проездных билетов (…х…) 7.1.2 проживание в гостинице (…х…) 7.1.3 суточные (…х…) 7.2 вспомогательный персонал: 7.2.1 переводчики (…х…) 7.2.2 обслуживающий персонал (…х…) 7.2.3 прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.) (…х…) 7.3 форменная одежда (покупка, аренда) 7.4 обучение 7.5 страхование 7.6 питание 7.7 дорожные расходы 7.8 прочие расходы Всего по содержанию персонала
Расходы на рекламу \ связь с обществ. 8.1 рекламные расходы: 8.1.1 рекламные материалы 8.1.2 почт. расходы (приглаш. посетит.итд 8.1.3 рекламные сувениры 8.1.4 публикации в прессе 8.1.5 реклама в официальном каталоге 8.1.6 пропуска для посетителей 8.1.7 плакаты – аренда мест и прочее 8.1.8 аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д. 8.1.9 права музыкальных передач 8.1.10 прочие расходы 8.2 расходы по связям с общественностью: 8.2.1 press kits 8.2.2 фотоматериалы 8.2.3 приглашения для журналистов 8.2.4 интервью \ приемы 8.2.5 сувениры для прессы 8.2.6 прочие расходы Всего по рекламе \ связям с обществен.
9. расходы по приему посетителей 9.1 обслуживание 9.2 алкогольные и освежительные напитки, сувениры и прочее 9.3 прочие расходы Всего по приему посетителей
10. Непредвиденные расходы
11. за вычетом потенциальной субсидии по участию
Общая сумма расходов (1-11)			100		100

Содержание