3. 3. Дирекция выставки. Распределения должностных обязанностей.

Для подготовки отечественной выставки за границей или организации раздела России на международной ярмарке организатор обычно создает специальный орган управления – дирекцию выставки или дирекцию российского раздела на ней. Успех выставки или ярмарки, ее технический и коммерческий результат во многом будут зависеть от профессиональной компетентности дирекции и ее сотрудников.

Дирекция ведет работу с проектировщиками, художниками, монтажниками и экспонентами таким образом, чтобы обеспечить достижение поставленных перед выставкой целей и максимальное решение практических задач. Важнейшую роль в работе дирекции играет четкая и слаженная работа всех сотрудников на разных этапах подготовки и проведения выставки.

Состав дирекции на крупной выставке обычно следующий: директор выставки, первый заместитель директора, зам. директора по административным вопросам, главный художник, старший методист, специалист по транспорту, старший бухгалтер, заведующий хозяйством, старший переводчик, офис-секретарь.

Директор выставки, как правило, многоплановый работник. Это не просто администратор – хозяйственник, а еще и опытный организатор рекламы, дипломат, коммерсант и художник- дизайнер. Он осуществляет руководство деятельностью всего персонала выставки на всех этапах работы, обеспечивает нормальные условия его работы и проживания в местах проведения выставки. Он отвечает за ведение всей финансовой и хозяйственной работы на выставке и является распорядителем кредитов. Он заключает контракты и соглашения с фирмами- подрядчиками. Именно директор обязан обеспечить четкое знание каждым сотрудником выставки свои обязанностей и систематическую работу по повышению их культурной профессиональной подготовки.

Заместители директора являются его ближайшими помощниками в решении вопросов в соответствии с распределением обязанностей.

Первый заместитель директора организует работу по монтажу и обслуживанию экспозиции. В отсутствие директора исполняет его прямые обязанности.

Главный художник разрабатывает проект оформления экспозиций, осуществляет авторский надзор за проектом и изготовление элементов художественного оформления. Совместно с директором главный художник принимает участие в переговорах с администрацией международной выставки, фирмами и организациями по заключению контактов и соглашений, касающихся монтажа и оформления экспозиций и отдельных стендов. Он непосредственно руководит работой монтажной бригады и персонала художников, оформляющих экспозиции; изучает формы и методы экспонирования иностранных разделов, по окончании выставки готовит отчет о своей работе.

Экспоненту целесообразно установить контакт с главным художником еще на стадии проектирования выставки и разработки проекта ее художественного оформления. Совместная работа с главным художником позволяет своевременно учесть особенности той экспонатуры, которую экспонент хорошо знает; отобрать наиболее действенные методы демонстрации и приемы показа с учетом складывающих условий; наиболее целесообразно расставить свои экспонаты и организовать наиболее выигрышную последовательность их показа на маршруте посетителя. Заблаговременное начало сотрудничества с главным художником позволяет экспоненту спокойно изучить особенности будущей экспозиции, своевременно высказать свои сомнения, выявить что-то упущенное или неучтенное, предложить использовать технические средства рекламы, дать свое творческое решение какой–нибудь частной проблемы.

Старший методист непосредственно участвует в разработке тематического плана, контролирует его соответствие при монтаже и оформлении выставки; помогает стендистам подготовить тексты их рассказов и тексты гидов-переводчиков, осуществляет контроль за качеством их работы и работой технических средств рекламы; принимает участие в приеме делегаций и почетных групп посетителей; изучает формы и методы работы иностранных экспонентов, обеспечивает учет посетителей и их мнений, подготавливает отчет о результатах информационно-рекламных мероприятий.

Специалист по транспорту организует и контролирует отгрузку экспонатов и художественного оформления; рассчитывает стоимость транспортно-экспедиторских работ для включения в смету расходов по выставке, ведет работу с транспортно-экспедиторскими фирмами и контролирует ими принятых на себя обязательств; подтверждает выполнение работ по транспортно-экспедиторской обработке выставочных грузов, организует выполнение таможенных формальностей. Также как и другие работники дирекции он составляет отчет о своей работе после ее окончания.

Экспонент достаточно большой объем работы выполняет в контакте со специалистом по транспорту или при его посредничестве. Их взаимопонимание, основывающееся на четком знании обязанностей каждой стороны, слаженность в работе, взаимопомощь и взаимовыручка гарантирует исключение ошибок в оформлении документации, своевременную отправку грузов, их последующую своевременную и надлежащую приемку на выставке, распаковку и монтаж.

Старший бухгалтер участвует в разработке сметы расходов по выставке проводит необходимую работу по открытию счета дирекции в иностранном банке. Кроме того, он контролирует правильность расходования сметных ассигнований; визирует финансовые документы дирекции, обеспечивает вторую подпись на платежных поручениях и требованиях. Он проводит все платежные операции и оформляет на них расчетно-денежные материалы, контролирует ведение расчетов по заключенным контрактам соглашениям, по распоряжению дирекции выдает деньги сотрудникам выставки, проводит различные выплаты, подготавливает отчет о хозяйственно-финансовой деятельности дирекции выставки.

Заведующий хозяйством обеспечивает персонал выставки всем необходимым для работы, осуществляет хранение и выдачу инструмента, материалов, спецодежды, а также представительных продуктов и сувениров и т.д. ведет их учет. По поручению директора организует необходимые протокольные мероприятия. Он отвечает за правильное оформление документов, связанных с приобретением, хранением и расходованием материалов и представительных продуктов.

В период монтажа и оформления выставки экспоент по заявкам получает у завхоза все необходимое для работы, оформляет заявки и расписки на получение, хранение и возврат материалов и инструмента; помогает ему в организации протокольных и других мероприятий, проводимых на его стенде. От экспонента и завхоза ( особенно во время монтажа и демонстрации выставки) тоже требуется слаженность, взаимопонимание и взаимопомощь в работе. Для этого обоим следует избегать горячности, необоснованных претензий и требований, стараться разрешить все вопросы в спокойном деловом тоне.

Старший переводчик руководит работой переводчиков, обеспечивает перевод отзывов посетителей и других материалов по указанию директора и его заместителей, в случае необходимости оказывает персоналу выставки методическую помощь и консультации по вопросам перевода. При приеме почетных гостей и отечественных делегаций сам выступает в качестве гида-переводчика. Экспоненту (его стендистам) желательно знать язык страны проведения выставки или хотя бы один из иностранных рабочих языков: английский, немецкий или французский . Знание иностранного языка, на котором общаются основные посетители и гости выставки, намного повышает результативность работы, экономит время переводчиков, которых на выставке всегда не хватает.

Офис-секретарь ( секретарь-делопроизводитель, секретарь-референт) ведет корреспонденцию и делопроизводство дирекции выставки, печатает все необходимые документы дирекции. Чаще всего, это девушка или молодая женщина. В период подготовки выставки она заказывает, комплектует и контролирует отгрузку канцелярских принадлежностей, материалов, посуды, инструментов и приборов, печатающих устройств, то есть всего имущества, необходимого для офиса дирекции. При демонтаже и ликвидации выставки секретарь обязан принять меры для сбора, упаковки и оформления к отправке имущества дирекции, за исключением того, что не подлежит возврату.

Представитель экспонета ( стедист) и офис-секретарь обязательно должны знать друг друга, так как на выставке секретарь часто выполняет поручения дирекции, касающиеся непосредственно исполнителей работ. Работа у секретаря не из легких, и всем, работающим с ним, необходимо с этим считаться.

Помимо перечисленных должностей в состав дирекции могут быть включены начальники разделов выставки.

Начальник раздела назначается из числа работников фирмы-организатора или из специалистов ведомств и предприятий, представленных на выставке. Если раздел выставки является экспозицией одного ведомства или предприятия, то они сами и назначают начальника раздела. Дирекция выставки только решает вопрос: включать или не включать его в состав. На него возлагается ответственность за подготовку и работу соответствующего раздела выставки. Он помогает дирекции в подготовке своего раздела, конкретизирует задачи дирекции, распределяет поручения и доводит их до исполнителей, контролирует работу, несет ответственность за дисциплину и порядок на закрепленном участке. начальник раздела является главным консультантом для стендиста, советчиком и наставником. По всем возникающим вопросам стендист в первую очередь обращается к начальнику раздела.

Другие лица, с кем экспоненту приходится иметь дело на выставке - это местный технический персонал, специальные бригады монтажников, сотрудники пресс-центра, специалисты коммерческой группы, юристы, переводчики.

Каждая выставка – трудоемкий проект, требующий от устроителей недюжинных организаторских способностей. Многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, у профессионалов-устроителей вырабатываются определенные навыки подготовки и организации выставки. Устроители выставки образуют вполне конкретное сообщество, обладающее огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информацией и владеющие методикой организации выставки.