Задание 7. Перечислите правила ведения делового телефонного разговора
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния.
Телефонные переговоры.
Когда звонят вам.
Отвечая на телефонный звонок нужно всегда представиться:
назвать свое имя;
должность;
учреждение (куда звонят);
отдел.
Если плохая слышимость, то не следует повышать голос, а попросить собеседника говорить громче и спросить как слышат вас. Договориться о следующем телефонном разговоре следует уточнить какое время удобно для собеседника.
Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записывать информацию:
дату и время разговора;
ФИО и должность звонившего;
суть сообщения;
номер телефона и когда можно перезвонить.
Полученное сообщение для проверки правильности следует прочитать собеседнику.
При телефонных разговорах следует:
Поднимать трубку до 4-го звонка.
Представиться.
Спросить, чем я могу помочь.
Концентрировать внимание на одной беседе.
Предложить собеседнику перезвонить, если требуется время для выяснения вопроса.
Записать полученную информацию и сообщить собеседнику, что ему перезвонят.
Не следует:
Долго не поднимать трубку;
Начинать разговор словами: "Алло", "Да", "Говорите";
Вести 2 беседы одновременно;
Говорить собеседнику "Все обедаю", "перезвоните", "некого нет".
Фразы которые не следует использовать в телефонных переговорах:
"Я не знаю", "Разрешите я уточню для вас";
"Мы не можем это сделать";
"Вы должны";
"Подождите секундочку я скоро вернусь";
"Нет".
Звоните вы.
Прежде чем звонить определить цель разговора и напишите на листке примерный план.
Выслушивайте собеседника не перебивая его. Во время телефонного разговора не молчите, иначе у собеседника может возникнуть мысль, что прервалась связь. Если действительно связь оборвалась, то перезванивает, тот кто звонил. При повторном звонке следует заново представить с указанием своей организации.
Позвонив, следует уточнять у собеседника удобно ли ему сейчас разговаривать.
Ошибки при телефонных переговорах:
Собеседнику не сообщать цель разговора.
Длинные монологи не дающие собеседнику выговориться.
Не видеться запись основных результатов телефонного переговора.
Нет конкретной договоренности
Отсутствие обращения к собеседнику по имени и отчеству
Не правильная постановка вопроса
Долгие паузы, связанные с поиском документа.
- Задание 1. Сформулируйте основные принципы и законы современной риторики
- Законы современной общей риторики
- Закон гармонизирующего диалога
- Принципы диалогизации речевого общения
- Закон продвижения и ориентации адресата
- Закон эмоциональности
- Закон удовольствия
- Задание 2. Подберите и запишите аргументы, подтверждающие истинность тезиса "Необходимо заниматься бегом по утрам"
- Задание 3. Дайте определение закрытого и открытого типа собеседника
- Задание 4. Подготовьте вопросы для собеседования, позволяющие получить наиболее полную информацию о кандидате на вакантное место
- Задание 5. Сформулируйте правила ведения диалога-спора. Назовите приемы, используемые в споре. Оцените их с точки зрения корректности-некорректности
- Задание 6. Назовите этапы ведения деловых переговоров
- Задание 7. Перечислите правила ведения делового телефонного разговора
- Задание 8. Назовите основные коммуникационные жесты. Определите их значение и функции
- Задание 9. Охарактеризуйте особенности составления и оформления письма-просьбы
- Письмо-просьба
- Задание 10. Составьте письмо-поздравление на имя директора фирмы с наступающим Новым годом
- Задание 11. Назовите требования речевого этикета, которым должен следовать оратор при выступлении.
- Основные требования
- Задание 12. Напишите текст воодушевляющей речи на одну из предложенных тем
- Список использованной литературы
- Современная риторика и ее законы
- Современная риторика и ее законы
- Тема 5. Законы и принципы современной общей риторики.
- Раздел II. Тема 5. Семинар 6: «Законы и принципы современной риторики»
- 4. Основные законы и принципы современной риторики, применяемые в деловых переговорах.
- 9. Законы современной общей риторики. Первый и четвертый законы