7.2. Информационное обеспечение координации выставочной деятельности

Особенно трудно бывает сбалансировать и рационально скоор­динировать выставочную деятельность на местах без своевременной и достоверной информации о планах конкурентов на таких огром­ных пространствах, как в России. Для решения практических во­просов организаторов и участников выставок, а также для коорди­нации выставочной деятельности необходима достоверная, полноценная и своевременная информация. Обычно особенно остро ощущается отсутствие аналитической информации о планируемых программах и состоянии их реализации, об уровне и качестве про­водимых мероприятий, о тенденциях в ценообразовании и т.п. Ин­формацию о выставках в первую очередь рассылают сами заинтере­сованные стороны — устроители выставок и ярмарок. Для этого они используют почту, телексы, факсы, электронную почту, Интер­нет и другие средства, вплоть до нарочных. Наиболее распростра­нен пока вид информирования, называемый прямой почтовой рас­сылкой (Direct Mail). Но ее недостаток в том, что почтой пригла­шения и договорные документы обычно рассылаются только тем организациям, сведения о которых уже есть в базе данных устрои­теля выставки. Как правило, это участники уже проведенных вы­ставок. Но существует масса потенциальных участников, которые о данной выставке могут ничего и не знать именно потому, что не включены в базу данных. Например, информационно-аналитическая служба ОАО «Росстройэкспо» к 1995 г. располагала базой данных на 3,5 тыс. предприятий строительной и смежных отраслей, тогда как их в стране насчитывалось около 20 тысяч. Для оповещения боль­шего числа потенциальных экспонентов устроители публикуют ин­формацию о своих выставках в газетах и журналах, рекламируют выставки на радио и телевидении. С 1991 г. начали формироваться специальные информационные разделы в газетах «Коммерсант», «Деловой Мир», «Новая строительная газета», «Торговые ведомо­сти» и в отраслевых журналах «Химическая промышленность», «Электротехническое оборудование» и т.п. Ряд газет и журналов и сейчас специально отводят место для информации о выставках те­кущего периода и последующих месяцев. С 1992 г. в Москве на ба­зе издательства «Деловой Мир» фирмой «Сервис Экзибит» стала издаваться первая в России специализированная газета «Выставки, ярмарки и салоны», в которой наряду с календарями выставок пуб­ликовалась уже и аналитическая информация. Несколько лет аналитико-статистическую информацию Фонда исследований выста­вочно-ярмарочной деятельности фирмы «Сервис Экзибит» регуляр­но публиковали газеты «Интеллектуальный мир», «Финансовые из­вестия», «Деловой мир», журналы «Бизнес Матч» и «Деловые лю­ди». С 1993 г. в Москве стал выходить информационный бюллетень «Ярмарка», а с 1994 г. — специализированная газета «УдачаБизнес» (ныне — «Удача Экспо»). Вслед за ними увидели свет газеты: «Ка­занская ярмарка», «Нижегородская ярмарка», «Международный выставочный телеграф» (Киев) и «Экспозиция» (Ростов-на-Дону), вы­ставочный бюллетень «Саратовский деловой вестник», «Новости выставок» (Санкт-Петербург), «Ярмарки в Сибири» (Иркутск) и журналы «Бизнес и выставки», «Выставочные и презентационные технологии». Сегодня популярными выставочными изданиями яв­ляются: Всероссийская выставочная газета «Удача Экспо», газеты «Экспо новости», «Бриг», «Выставочный эксперт», «Ярмарочная газета», журналы «Экспо курьер» ЗАО «Экспоцентр», «Экспо ведо­мости» ТПП РФ, ЭкспоМир» и «Экспо Сегодня». Важным под­спорьем для получения информации о выставках и ярмарках стано­вится Интернет. Но и этого порой бывает недостаточно: то реклама припозднилась, то потенциальный клиент ее не увидел. Вышедшая с запозданием реклама работает только на посетителей выставок, не позволяя получившим ее предприятиям своевременно оформить необходимую документацию даже при желании принять участие в них. Поэтому в дополнение к оперативной информации развивает­ся система заблаговременного оповещения о выставках в виде еже­годных каталогов-справочников.

В 1991 г. фирма «Сервис Экзибит» впервые после перестройки выпустила «Всемирный календарь регулярных выставок, ярмарок и салонов» на 6 тыс. выставочных мероприятий в 100 странах мира с методическим пособием «Ярмарка: выбор, риск, последствия». Но в связи с появлением на рынке зарубежных справочников междуна­родных выставок «Мессе плэнер», «А+М» (Германия), «Fiere nel Mondo» (Италия), «Трейд Шоу Директори» (США), венгерского, британского и др. изданий, его выпуск пришлось прекратить. С 1992 г. фирма «Сервис Экзибит» начала выпускать «Календарь вы­ставок, ярмарок и салонов России, стран СНГ и Балтии» на рус­ском и английском языках. Аналогичные русскоязычные справоч­ники с 1994 г. стали издавать: фирма «Трайдент», редакции газет «Ярмарка» и «Удача бизнес». А в 1995 г. в России появились первые электронные версии отечественных и зарубежных справочников. В это же время появились справочники выставок по отраслям: «Строительство», «Товары народного потребления», «Выставочные услуги», «Выставочный сервис» и др.

Сегодня информацию о выставках, ярмарках и услугах издают или распространяют на CD-ROM около десятка организаций. Сре­ди них: Международный Союз выставок и ярмарок, «АСУ-Импульс», фирмы «Информэкспо», «Трайдент», «Поиск», РИА «Норма», ЗАО «Экспомир», Московская ТПП, РИА «Ставия» и др. Это значительно улучшает информационное обеспечение заинтере­сованных сторон, но не решает всех проблем. Примерно десятая часть объявленных выставок все еще переносится или вообще от­меняется. И нужна хорошая система экстренных оповещений об изменении выставочных программ.

Об изменениях пытаются своевременно сообщать организаторы выставок почтовой рассылкой, через газеты, журналы, корпоратив­ные информационные сети и Интернет, но пока эта система не ох­ватывает всех изменений и не достигает всех заинтересованных сторон. И хотя отечественные организаторы выставок держат ори­ентир на зарубежную практику, где выставочная деятельность на­столько отлажена, что отмена или перенос выставки стали чрезвы­чайно редким явлением, разработки концепций и систем информа­ционного обеспечения выставочной деятельности продолжаются. Большие надежды возлагаются сегодня на создание Торгово-промышленной палатой РФ Единой общероссийской информаци­онной системы для координации выставочно-ярмарочной деятель­ности в стране.