Общие сведения. Основные виды документов

В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Существующий рынок информационных услуг в соответствии со своей структурой требует от пользователя определенной суммы знаний, навыков и умений. Пользователь должен уметь трансформировать свои информационные потребности в запросы на информационном языке, иметь навыки в системе коммуникаций рынка информационных услуг. Но, прежде всего, необходимо разобраться в информационной терминологии, уяснить некоторые понятия.

Библиографическая информация – информация о документах, необходимая для их идентификации и использования.

Важнейшим источником информации является сам документ (от латинского слова documentum – свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудио- информацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения. Документальный информационный поток формируется из книг и статей, публикуемых в периодических и продолжающихся изданиях, научных сборниках и пр.

В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных, документы принято разделять на первичные и вторичные.

Первичные документы включают опубликованные, неопубликованные и непубликуемые документы.

Опубликованные документы – это книги, брошюры, монографии, сборники, тезисы докладов, периодические и продолжающиеся издания, препринты, стандарты, нормативно-технические документы, прейскуранты, каталоги, рекламные издания и пр. (см. ГОСТ 7.60-2003. «Издания. Основные виды.» – приложение №1).

Неопубликованные документы – это отчеты о научно-исследовательских работах, диссертации и авторефераты диссертаций, программы, проекты, не рассчитанные на широкое распространение. К неопубликованным документам относятся и депонированные рукописи.

Непубликуемые документы – документы одноразового использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений (финансовая, бухгалтерская, методическая и прочая документация).

Вторичные документы выполняют две основные функции:

оперативно оповещают о появлении первичных документов;

в сжатом виде излагают основное их содержание.

Они, так же как и первичные, могут быть периодическими, непериодическими, продолжающимися. К вторичным документам относятся различные виды справочников и энциклопедических изданий, каталогов, проспектов, а также библиографические издания (указатели).