Понятие «документ». Функции и способы документирования

Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления (знаковость документа), сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Документ в период становления и господства письменной культуры: пиктографическое, идеографическое и смешанное идеографическое письмо. Слоговое (силлабическое) и смешанное слоговое письмо. Буквенно-звуковое (фонемографическое) письмо. Появление документа: Египет, Месопотамия, Киевская Русь.

В настоящее время понятие «документ» расширено включением в него исторического, правового, управленческого, информационного аспектов. Согласно ГОСТу 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело», документ – «материальный объект с зафиксированной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве». Изменение природы документа в электронной среде привело к фиксации в ГОСТе Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» следующей дефиниции: «зафиксированная на материальном носителе информация». ГОСТ 7.83–2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» трактуетэлектронный документ как «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники». В число объектов авторского права входят следующие электронные документы: электронные издания (классическая литература и редкие книги, энциклопедии и справочные издания, издания по изобразительному искусству, архитектуре, периодические и продолжающиеся издания: журналы, газеты, бюллетени, информационные библиографические издания, компьютерные обучающие и развивающие программы или мультимедийные программные продукты и другие полнотекстовые документы), базы данных и электронные каталоги, программы для ЭВМ, текстовая информация, предоставляемая в электронных сетях. Тем самым документ рассматривается как единство материальной формы и информационного содержания, как феномен духовной и материальной культуры; документированная информация – как зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими определить такую информацию.

Документ полифункционален. Всеобщие функции документа – информационная, коммуникативная, кумулятивная. Частные (оперативные) функции документа – управленческая, познавательная, культурная, воспитательная, мемориальная, свидетельствования, идеологическая, эстетическая, рекреативная, гедонистическая и другие. Признаки и свойства документа зафиксированы в его стандартизованном определении. Классифицирование документов предусматривает их упорядочение и/или распределение по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы по информационной составляющей документа, по физической (материальной) составляющей документа, по обстоятельствам бытования документа во внешней среде.

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы «язык». Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. В этом случае код (алфавитный, цифровой, матричный и др.), язык (естественный, искусственный: язык машинного программирования и др.), знак (естественные и искусственные знаковые системы) позволяют передавать информацию в символическом виде. С использованием языковых знаков создаются вербальные документы (книги, журналы, бюллетени и т. д.) и идеографические документы (географические атласы, ноты, чертежи и т. д.). При этом происходит запись информации с использованием систем записи – рукопись, книгопечатание, механическая (перфокарты, грампластинки), фотоизображение, микрофильмирование, матричная запись (машиночитаемые документы) и систем воспроизведения информации.