logo search
БилетыОтвет

2. Определение, классификация и функции документов.

Документ – это социальная информация, зафиксированная на любом носителе в целях ее хранения, преобразования, распространения и использования. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания.

Свойства документов:

1. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа – одна из его основных особенностей. При отсутствии одной из этих характеристик – материального носителя или содержательного сообщения нет документа. Это свойство документа называется атрибутивностью, т.е. наличием неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

2. Функциональность, т. е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Какие же функции выполняют документы в обществе? Для чего они создаются?

1.Функция памяти. Т.е. закрепления, хранения и передачи во времени пространстве знаний, социального опыта и культурных традиций.

2.Коммуникативная функция, превращающая документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями. Реализуя эту функцию, документы обеспечивают существование документальной коммуникации.

1.Информационная функция, проявляющаяся в способности документа удовлетворять потребности общества в информации. Т.е. служить источником знания.

2.понимаемая как способность документа предоставлять Правовая функция информацию, необходимую для доказательства или подтверждения каких-либо фактов, событий, через их фиксацию в документе.

Значимость документов и документальной коммуникации трудно переоценить. Однако, несмотря на огромное разнообразие документов, они не заменяют и не могут заменить неформальной коммуникации, т.е. устного общения людей. Непосредственные контакты людей имеют огромное значение как в профессиональной, так и в бытовой жизни. Это связано с ограничениями, присущими документам и документальной коммуникации. Специалисту по работе с информацией важно поэтому не только знать возможности документов, но и границы их применения.

Какие же функции в обществе документы не реализуют или реализуют лишь частично:

1. Повседневная практическая деятельность и частная жизнь людей отражается в документах не полностью.

2. Результаты научно-исследовательских работ отражаются в документах значительно полнее. Однако личностное знание ученого всегда богаче той его части, которую удается зафиксировать в документе

3. Во всех сферах общественной жизни — науке, художественном творчестве, образовании, сфере досуга и быта, есть сведения, которые плохо поддаются документированию. Они касаются умений делать что- либо и передаются из «рук в руки», от мастера к ученику, находящемуся рядом с мастером. Советы, рекомендации, объяснения, приемы труда — вся эта информация адекватнее воспринимается в ходе межличностного общения.

Таким образом, документы не всегда способны удовлетворить информационные потребности людей. Поэтому в ходе обслуживания иногда приходится адресовать пользователей непосредственно к носителям знания и опыта.

классификация документов

Сегодня существует множество подходов к классификации документов. Мы будем рассматривать ту, которая создавалась преподавателями нашего вуза.

1. Особенности знаковой формы закрепления информации. Исходя из этого документы можно разделить на:

2. По материалу носителя информации: бумажные, пластмассовые пленочные (кинодокументы, слайды, микрофиши и т. п.), дисковые (пластинки), на магнитных и оптических материалах (компакт-диски, дискеты и т.п.).

3. В зависимости от способа распространения в обществе документы делятся на:

Непубликуемые документы – это документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей и, как правило, имеющие рапространение в рамках отдельных организаций, ведомств, фирм. К таким документам, в частности, относятся: приказы, распоряжения, штатные расписания и т.п. документы.

С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют:

1. Непериодические документы – это документы, выходящие однократно и не имеющие продолжения. Это монографии, альбомы, открытки.

2. Продолжающиеся документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала.

3. Периодические документы – это сериальные издания (документы), выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т.п.

3. В зависимости от отношения к фиксируемой информации документы делятся на первичные и вторичные.

ПД непосредственно фиксируют результаты профессиональной деятельности, новое знание. Совокупность ПД, выделенных по определенным признакам образует ПДП.

ВД получаются в результате аналитико-синтетической переработки ПД. И, как правило, без ПД не существуют. Вторичные документы (ВД) – результат аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов, направленной на свертывание (сжатие) информации ПД для последующего удобства их использования в процессе создания информационной продукции. Их подготовка – сфера профессиональной деятельности библиографов. Примерами такой связки первичных и вторичных документов могут служит:

Смешанные документы – результат анализа и синтеза информации, заимствованной из «чужих» ПД и профессиональной деятельности их авторов, специалистов по обозреваемым направлениям (проблемам) науки и практики.