10. Основные положения

10.1. Учет музейных предметов представляет собой определение их количества и состава, регистрацию в специальной учетной документации (далее – учетная документация) в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

10.2. Все музейные предметы, принятые музеем в постоянное или временное пользование, подлежат учету в порядке, определенном Едиными правилами.

Не допускается хранение и использование музейных предметов без учетных обозначений.

10.3. Учетные базы данных (БД) в музее обеспечивают информационную поддержку учета, ведение централизованного учета музейных предметов в автоматизированном режиме, оперативное представление сведений о наличии в музее того или иного музейного предмета.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных учетных документов, установленных Едиными правилами.

10.4. Учетные БД музея должны быть совместимы с учетными БД Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

10.5. Учет музейных предметов, принятых в постоянное пользование, осуществляется в 3 ступени:

первая ступень учета (первичная регистрация) – актирование и регистрация в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда), книге поступлений научно-вспомогательного фонда, книге поступлений фонда сырьевых материалов, книге поступлений экспериментального фонда.

вторая ступень учета – регистрация в инвентарных книгах (инвентаризация);

третья ступень учета – регистрация в специальных инвентарных книгах предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

10.6. Учет музейных предметов, принятых во временное пользование (на временное хранение) осуществляется в книгах поступлений предметов, принятых на экспертизу и книгах поступлений предметов, принятых во временное пользование, на основании соответствующих актов.

10.7. Учетная документация состоит из основных и вспомогательных учетных документов, подлежащих постоянному хранению в музее.

10.8. К основным учетным документам относятся:

акты приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование;

акты приема музейных предметов и музейных коллекций на ответственное хранение;

главная инвентарная книга (книга поступлений основного фонда) с шифром «ГИК» или «КП» и коллекционные описи к ее суммарным номерам;

инвентарные книги с шифрами, соответствующими структуре основного фонда;

архивные описи на правах инвентарных книг;

специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней;

полевые и экспедиционные описи;

книга поступлений научно-вспомогательного фонда с шифром «НВФ»;

книга учета предметов, принятых на экспертизу ЭФЗК, с шифром «ВХ-ЭФЗК»;

паспорт музейного предмета;

реставрационный паспорт музейного предмета.

10.9. К вспомогательным учетным документам относятся:

книга поступлений фонда сырьевых материалов с шифром «СФ»;

книга поступлений экспериментального фонда с шифром «ЭФ»;

книги поступлений хранительских отделов (в крупных музеях);

книга учета музейных предметов и культурных ценностей, принятых во временное пользование, с аббревиатурой «ВП»;

внутримузейные акты приема и выдачи;

журналы регистрации всех видов учетной документации;

топографические описи, предназначенные для получения оперативной информации о музейном предмете на конкретном месте хранения.

10.10. К научно-справочной документации относятся различные каталоги, описи, картотеки и иные документы, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах.

10.11. Музеи могут вести следующие виды картотек:

учетную (генеральную), содержащую информацию о музейных предметах в порядке регистрации их в книгах поступлений;

инвентарную, содержащую информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

топографическую, содержащую информацию о местах хранения музейных предметов;

картотеку сохранности, содержащая информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

систематическую, состоящую из авторской, именной, предметной, хронологической, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам, археологическим группам и т.д.

10.12. Ведение картотек может производиться как в рукописном, так и электронном виде при наличии в музее информационной системы (БД), содержащей данные о музейных предметах по учетной документации, результатам их научного изучения, реставрации и использования.

10.13. Форма и порядок ведения основных учетных документов определены Едиными правилами и являются обязательными для всех музеев.

Форма и порядок ведения вспомогательных учетных документов разрабатываются и утверждаются музеем.

10.14. Оформление учетных документов может производиться как в рукописном, так и в печатном виде (машинопись, компьютерная распечатка).

10.15. Главная инвентарная книга (книга поступлений основного фонда) ведется исключительно в рукописном виде.

10.16.Музей может формировать копию главной инвентарной книги (книгу поступлений основного фонда) в электронном виде для использования ее в качестве рабочего экземпляра.

10.17. Рукописные тома книг учета, относящихся к основным учетным документам, до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписями директора, главного хранителя, заведующего отделом учета, скреплены печатью музея, утверждены и скреплены печатью учредителя (приложение № 3).

Все книги учета изготовляются из высококачественной бумаги и оформляются в твердые переплеты.

10.18. Рукописные тома книг учета, относящихся к вспомогательным учетным документам, до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписями главного хранителя и заведующего отделом учета, утверждены директором и скреплены печатью музея.

10.19. Акты приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование, а также акты приема на ответственное хранение составляются не менее чем в двух экземплярах, подписываются лицами, принявшими и сдавшими предметы, визируются или подписываются главным хранителем, утверждаются директором, скрепляются печатью музея и регистрируются в соответствующей журнале регистрации актов. Все подписи на актах должны быть расшифрованы.

Способ нумерации актов (валовая или ежегодная) определяется внутримузейной инструкцией.

В конце текущего года листы актов вместе с приложениями нумеруются постранично, брошюруются, к ним составляется опись, которая подписывается главным хранителем, заведующим отделом учета, утверждается директором и скрепляется печатью музея.

Внутримузейные акты утверждаются главным хранителем. В случае если главный хранитель фондов является ответственным хранителем включенных в акт музейных предметов, акт утверждается директором музея.

10.20. Порядок заверения главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), которую ведут юридические и физические лица, являющиеся собственниками музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации, устанавливается собственником музейных предметов.

Записи в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда) книге должны соответствовать списку, прилагаемому к приказу Министерства культуры Российской Федерации о включении данных культурных ценностей в состав негосударственной части Музейного фонда Российской Федерации.

10.21. Инвентарные книги, специальные инвентарные книги, книга поступлений научно-вспомогательного фонда могут оформляться в электронном виде при условии разработки музеем порядка защиты информации, содержащейся на электронном носителе.

Порядок защиты информации определяется внутримузейной инструкцией и должен предусматривать следующие основные требования:

идентичность информации на электронном носителе актам приема, главной инвентарной книги, описанию в паспорте музейного предмета;

заверение каждой распечатанной страницы (листа) подписями должностных лиц;

регулярность перенесения электронной информации на бумажный носитель;

определение объема тома книги учета (не менее 100 листов и не больше 300 листов в томе).

10.22. Завершенный том электронной книги учета, распечатанный на бумажном носителе, оформляется в соответствии с пунктом 10.17. Единых правил.

10.23. К каждому завершенному тому книги учета составляется акт, отражающий сведения об общем количестве музейных предметов, зарегистрированных в томе, об изменениях в объеме и составе музейных предметов, о пропущенных номерах и повторных записях и т.д. (далее - заверительный акт), (приложение № 4).

Заверительные акты составляются в двух экземплярах, один из которых вкладывается в соответствующий том книги учета, а другой хранится в отделе учета как самостоятельное дело.

Заверительные акты подписываются главным хранителем, заведующим отделом учета, а акты на инвентарные книги – главным хранителем, заведующим отделом хранения и ответственным хранителем, утверждаются руководителем и скрепляются печатью музея.

По мере внесения изменений в завершенные книги учета к заверительному акту составляется дополнение.

10.24. Все учетные документы ведутся аккуратно, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в них допускаются в исключительных случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предмета, состоянии сохранности, проведением ювелирной экспертизы и дополнительных технико-технологических исследований, выявленными техническими ошибками.

Изменения и исправления фиксируются в акте, который регистрируется в отделе учета и утверждается протоколом ЭФЗК (приложение № 5).

В случаях значительных изменений в атрибуции предмета, (авторство, школа, иконография, датировка и т.д.) основаниями для внесения изменений в учетную документацию являются решения ученого или реставрационного советов музея, а также заключения сторонних экспертов.

10.25. Информация об изменениях и исправления в книгах учета производится отделом учета красными чернилами со ссылкой на протокол ЭФЗК (или ученого и реставрационного советов), принявших решение о внесении исправлений.

10.26. Главная инвентарная книга, инвентарные книги и специальные инвентарные книги, выполненные в рукописном виде, подлежат страховому копированию (далее – страховые копии) на бумажном носителе путем сканирования или ксерокопирования каждого тома.

В случае внесения в них изменений, листы названных книг учета также сканируются или ксерокопируются и являются неотъемлемой частью страховой копии.

Страховые копии книг учета должны быть сброшюрованы, прошнурованы, заверены подписями директора и главного хранителя, скрепленными печатью музея, утверждены учредителем и скреплены печатью учредителя.

10.27. Страховые копии книг учета имеют равную с оригиналами силу и хранятся отдельно в условиях, обеспечивающих полную защиту и сохранность.