11. 4. Анализ затрат туристского предприятия на участие в выставке

Готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждая турфирма может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Итак, после установления целей участия в выставке и выбора конкретной туристской выставки, в которой примет участие турфирма, составляется смета стоимости участия в ней.

Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы.

Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое. Цена 1 квадратного метра выставочной площади включает:

1) стоимость общего электроосвещения,

2) стоимость общей охраны территории,

3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально-отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6) дополнительные услуги.

Аренда выставочной площади – это только начало. Эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

• мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);

• тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный);

• оформление стенда;

• персонал на стенде (собственный, вспомогательный);

• реклама до выставки;

• работа с прессой (составление пресс-релизов);

• особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т.д.;

• угощение на стенде;

• транспорт (на выставку и обратно);

• монтаж и демонтаж стенда;

• текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе. Ведь успех зависит и от того, где находится фирма – в «пыльном углу» или «на перекрестке всех дорог».

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60%.

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»).

Каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне? Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей. Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить.