Организация специальных событий

Специальные события – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продукции. Они призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.

Успешное спецсобытие требует серьезной и тщательной подготовки. Важно четко определить цель спецсобытия, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать, их следует оставить только для публики.

Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов, стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок.

К основными спецсобытиям, организация которых в компетенции PR, относятся: церемонии открытия, приемы, конференции, «Дни открытых дверей», круглые столы, выставки, и конечно же презентации.

Что же такое презентация? Это представление фирмы, товара или услуги.

Основные принципы организации презентаций:

• четкое формулирование целей;

• разработка программы презентации в соответствии с поставленными целями; программа (план, сценарий) презентации должна быть четко расписана под цели, поставленные перед проведением мероприятия;

• достаточное время для подготовки, составление плана подготовки презентации;

• создание организационного комитета по подготовке презентации;

• компенсация расходов на подготовку и проведение презентации.

Презентация – средство PR, требующее значительных затрат. Поэтому высоко ценятся идеи, позволяющие в какой-либо мере компенсировать расходы. Это могут быть различные лотереи, аукционы, продажа сувениров.

Большую роль в формировании и поддержании положительного имиджа фирмы, ее товаров и услуг играет выставочная деятельность. Считается, что именно выставки и ярмарки представляют наилучшую возможность эффективных личных контактов с потенциальным потребителем. Выставочная деятельность фирмы начинается с принятия решения о том, в какой выставке участвовать и насколько широко. Решение принимается руководством фирмы, исходя из знаний рыночной ситуации и стратегии фирмы на рынке. Определяется цель участия (заявить о себе на новом рынке, увеличить число покупателей или партнеров, построить дилерскую сеть в нужном регионе, изучить спрос, заключить сделки.

Считается, что участие в выставке (из расчета на одного потенциального потребителя товара) обходится дешевле, чем во многих других видах рекламной деятельности. Тем не менее, это дорого, поэтому при принятии решения об участии в той или иной выставке следует тщательно проанализировать финансовые возможности фирмы.

Поскольку руководство фирмы заинтересовано в наиболее рациональном и грамотном вложении денег в выставочную деятельность, оно должно быть заранее обеспечено необходимой информацией обо всех планируемых в течение года выставках. Годовой план выставок обычно содержит самую общую информацию (название, тема, сроки выставки), поэтому PR-служба, отвечающая за подготовку к выставке, готовит дополнительный обзор.

При организации специальных событий, необходимо стремиться к формированию трех видов имиджа:

1. Номинативный вид – обозначает, выделяет, отстраивает, дифференцирует организацию среди других, демонстрирует ее отличительные качества, подчеркивает способности.

2. Эстетический вид – призван облагородить впечатление, производимое на публику товаром, организацией.

3. Адресный вид – исходит из того, что существует связь между имиджем и целевой аудиторией, что объект отвечает потребностям этой аудитории.

Поскольку компания имеет целью сформировать свой положительный имидж в глазах общественности, она должна быть заметна в обществе. Участие в отраслевых конференциях и отраслевых симпозиумах, встречи с парламентариями и членами правительства, проведение «круглых столов» и работа в общественных организациях – все эти виды деятельности должны также регулироваться целями PR – политики компании.

Одной из функций пиар-отдела является создание специального плана-графика общественных мероприятий на квартал с указанием места проведения и участников.