Культура деловой речи

В любом деле, как показывает практика, успех зависит, прежде всего, от умения налаживать контакты. Деловые контакты – это деловые встречи, деловые беседы, совещания, «круглые столы», конференции, симпозиумы и так далее. От умения правильно налаживать контакты, четко формулировать свои проблемы, рассказать о них, обсуждать, доказательно спорить, во многом зависит успех дела.

Владение речевым этикетом в деловом общении предусматривает знание основных правил ведения беседы, деловых переговоров, деловой полемики, делового спора, выступать на собрании, совещании и так далее.

Деловую беседу формально можно разделить на несколько этапов: начало беседы, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов, принятие решения.

Начиная беседу, следует:

• подготовить первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным;

• излагать мысли предельно кратко;

• обязательно аргументировать свои суждения, доводы.

Вопросы должны содержать слова «почему», «когда», «как». Это позволит собеседнику более полно изложить свою точку зрения.

Если с вами не согласны, не спешите доказывать свое, а спокойно выслушивайте доводы собеседника, дайте высказать их да конца. Уточните, может быть, вы говорите о разных вещах или не точна постановка вопроса. При этом вполне корректны такие выражения: «Если я вас правильно понял…», «Быть может, я не всё уяснил…», «Давайте разберёмся глубже…», «Попробуем взглянуть на эту проблему иначе…».

Не следует отвечать на возражения в категоричном тоне. Недопустимы такие выражения: «Нет, я не согласен»; «Нет, это никуда не годится»; «Нет, это нам не подходит».

Отстаивая точку зрения, важно не только слушать, но и слышать другого. Следует помнить, что общение – процесс двусторонний. Слушая своего собеседника, отбросьте личные предубеждения против него. Не спешите с ответами и заключениями, попытайтесь разграничить факты и мнения. Будьте беспристрастными в оценке того, что вы услышали. Не отвлекайтесь на посторонние мысли. Пока слушаете, нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более готовить в этот момент контраргументы. Не выжидайте с нетерпением паузу в разговоре, чтобы вставить свое слово.

В конце деловой беседы всегда уместно поблагодарить собеседника. Даже если вы недовольны результатами беседы, не показывайте этого, вежливо распрощайтесь.

Вступая в деловой спор, следует помнить, что ведение делового спора  большое искусство. Умный спор способствует восприятию истины, позволяет проникнуть в ее сущность, сделать своим достоянием, укрепить свои убеждения.

Спор – это своеобразный «умственный массаж». Специалисты называют деловой спор «высшим пилотажем общения» или «состязанием умов». Все деловые споры делятся на индивидуальные и публичные.

Индивидуальный деловой спор сложен тем, что может быстро вызвать личную неприязнь, которая мешает деловому общению, пагубно отражается на успехе дела и даже на самочувствии людей. Это происходит тогда, когда у ведущих спор нет такта и уважения друг к другу, когда они не придерживаются основных правил ведения делового спора.

Вступая в индивидуальный деловой спор, надо:

• отказаться от мысли, что вам поверят на слово;

• четко сформулировать то положение, которое вы обосновываете или отвергаете;

• хорошо знать суть вопроса, по поводу которого идет спор;

• точно определять основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах.

Если вы наделены властью и ваш оппонент в споре зависит от вас, не следует злоупотреблять своей властью, прибегать к администрированию, а тем более переходить на личное. Всегда следует сознавать, что должность и положение  не броня от ошибок. Цель делового спора  совместный поиск истины и ведется спор не для того, чтобы одержать личную победу, «загнать противника в угол».

Терминология спора должна быть понятна обеим сторонам. Спор должен быть последовательным. Желательно заранее выработать для себя план спора, внимательно продумать возможные доводы «противника», взвесить и оценить их. Времени на это жалеть не нужно. Проанализируйте свои доводы, найдите сильные и укрепите их, о слабых упомяните вскользь. Продумайте возможные возражения оппонента. Начинайте приводить доводы в доказательство своей мысли, но сначала используйте более слабые и менее очевидные. Внимательно слушайте оппонента, «поймайте» его на непродуманном слове и, опираясь на это слово, вновь вступайте в спор. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они для вас обоих ясны и очевидны. Деловой спор нельзя обрывать фразой: «Нет, я больше не хочу говорить на эту тему!». Совершенно неприемлемы слова: «ничего подобного», «что вы понимаете», «глупости», «я все говорю правильно», «что, вы мне не верите?» и так далее.

Стиль поведения в деловом споре должен быть вежливым. Выдержанный и вежливый человек имеет больше шансов на победу в споре. Красноречие должно сменяться молчаливым вниманием. Горячность и неврастеничность недопустимы. Следует всегда помнить, что главное в деловом споре  аргументы (доводы), логика и доказательства. Мимика, жесты, междометия и восклицания в качестве аргументов неуместны.